Logistique événementielle

Gérer les détails logistiques d'un événement en collaboration avec une agence événementielle nécessite une planification minutieuse et une coordination étroite. Voici une vue d'ensemble des étapes et des éléments clés à considérer pour assurer une gestion logistique efficace :

1. Choix du Lieu

Sélection du site :

Identifiez plusieurs options de lieux en fonction de la taille de l'événement, du budget et du thème.

Visitez les sites avec l'agence pour évaluer les installations et la faisabilité.

Négociation et réservation :

Négociez les tarifs et les conditions avec les propriétaires du lieu.

Assurez-vous que tous les détails (disponibilité, horaires, restrictions) sont clairement définis dans le contrat.

2. Gestion des Fournisseurs et Prestataires

Identification des besoins :

Déterminez les services nécessaires : traiteur, audiovisuel, décoration, sécurité, transport, etc.

Sélectionnez des fournisseurs en collaboration avec l'agence.

Coordination des prestataires :

Planifiez des réunions avec chaque prestataire pour discuter des attentes et des détails logistiques.

Établissez un calendrier pour les livraisons, les installations et les démontages.

3. Planification et Design de l'Espace

Aménagement de l'espace :

Travaillez avec l'agence pour créer un plan d'aménagement détaillé incluant les zones de réception, les espaces de présentation, les zones de restauration, etc.

Assurez-vous que le plan respecte les normes de sécurité et de confort des participants.

Décoration et ambiance :

Définissez le thème et les éléments décoratifs en accord avec l'agence.

Validez les choix de décoration, de mobilier, d'éclairage et de signalétique.